พายุเฮอริเคนแคทรีนา. เฮอริเคนริต้า. พายุเฮอริเคนวิลมา เมื่อไม่กี่เดือนก่อน พายุเหล่านี้เปลี่ยนชีวิตผู้คนนับล้าน แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบจากพายุเหล่านั้น บางทีคุณอาจส่งผลิตผลไปยัง – หรือรับผลิตผลจาก – บริษัท ในภูมิภาคอ่าวไทย คิดว่าคุณไม่ได้รับผลกระทบจากภัยธรรมชาติเหล่านี้หรือ
ตอนนี้ คูณความคิดนั้นนับพันครั้ง และคุณมีความคิดบางอย่างเกี่ยวกับสาเหตุที่จำเป็นต้องมีแผนรับมือภัยพิบัติที่พร้อมรับมือ หากคุณเผชิญกับวิกฤตที่คล้ายกันในบ้านเกิดของคุณ
คุณจะวางแผนสำหรับวิกฤตหรือภัยพิบัติที่มักเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดได้อย่างไร ง่ายแค่ไหนที่จะคาดเดาสิ่งที่คุณไม่เคยสัมผัสมาก่อน? นี่เป็นเหตุผลสองประการที่เจ้าของและผู้จัดการอาจรู้สึกเป็นอัมพาตเมื่อต้องเผชิญกับการวางแผนสำหรับวิกฤต อาจรู้สึกแปลกแยกสำหรับบางคนที่จะลองนึกภาพว่าจะทำอะไรหรือเขียนลงบนกระดาษ ดังนั้นจึงง่ายที่จะเลื่อนออกไปอีกวัน
การวางแผนฉุกเฉิน
แต่ลองดูในวิธีที่ต่างออกไป บางทีอาจจะเป็นชิ้นเล็กๆ เพื่อที่คุณจะได้รับมือกับความเป็นไปได้ต่างๆ สิ่งแรกที่ต้องทำคือมอบหมายงานนี้ให้กับคนๆ เดียว อาจเป็นคุณหรือคนอื่น และตั้งทีมเล็กๆ เพื่อสนับสนุนความพยายาม ผู้นำคนหนึ่งจะทำให้กระบวนการนี้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น
ดังนั้นสิ่งแรกที่คุณสามารถทำเพื่อวางแผนสำหรับวิกฤตคืออะไร? ทำรายการ. รายการง่ายๆ ของ "จะเกิดอะไรขึ้น" เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี นึกถึงกฎของเมอร์ฟี: “ถ้ามีอะไรผิดพลาดได้ มันก็จะเกิดขึ้น” ไม่ว่าจะฟังดูแปลกแค่ไหน ให้จดทุกอย่างที่สามารถนำไปใช้กับธุรกิจของคุณได้ ตั้งแต่ภัยพิบัติด้านสิ่งแวดล้อม เช่น แผ่นดินไหว น้ำท่วม หรือพายุเฮอริเคน ไปจนถึงการเรียกคืนผลิตภัณฑ์ รายการนี้ควรครอบคลุมทุกอย่างที่อาจส่งผลให้เกิดการหยุดชะงักในวงจรธุรกิจปกติของคุณ
คุณคิดว่าโปรเซสเซอร์ในฟลอริดาตอนใต้วางแผนสำหรับพายุเฮอริเคนหลายลูกในปี 2005 หรือไม่? เมื่อฉันคุยกับคนบางคนที่อยู่ข้างล่างตอนนี้ พวกเขาไม่สามารถแม้แต่จะตั้งชื่อพายุเฮอริเคนตรงๆ ได้ด้วยซ้ำ หรือชื่อใดส่งผลให้เกิดความเสียหายในระยะใด ฉันพนันได้เลยว่าบริษัทส่วนใหญ่ในฟลอริดาตอนใต้มีแผนรับมือพายุเฮอริเคนซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น แหล่งพลังงานทางเลือก แผนการผันผลิตภัณฑ์ และรายการการสื่อสาร (สำหรับทั้งลูกค้าและบุคลากรของบริษัท) ในตอนนี้
แผนฟื้นฟูธุรกิจ
เมื่อคุณมีรายการ “จะเกิดอะไรขึ้น” ให้มองไปรอบๆ เพื่อวิเคราะห์บริการและหน้าที่ที่สำคัญของธุรกิจของคุณ – บริการที่เปิดประตูไว้ บางรายการที่อยู่ในใจ ได้แก่ พนักงาน กระแสเงินสด อุปกรณ์ในการใช้งาน โทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ และให้บริการลูกค้า สิ่งเหล่านี้เป็นหน้าที่ที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะเริ่มต้นและดำเนินการโดยเร็วที่สุดหลังจากเกิดภัยพิบัติ
ถัดไป นำรายการใหม่นี้และจัดหมวดหมู่รายการเป็นสามหรือสี่หมวดหมู่หลักที่มีทุกอย่างที่คล้ายคลึงกัน เช่น "การเงิน" "การสื่อสาร" "การดำเนินงาน" และ "ผู้คน" ตอนนี้คุณสามารถเริ่มดูว่าแผนของคุณจะเป็นอย่างไร – ควรก่อนที่วิกฤตจะปะทุโดยไม่มีการเตือนล่วงหน้า คุณสามารถระบุบุคคลหนึ่งคนที่จะรับผิดชอบในแต่ละหมวดหมู่หลัก และขอให้ “ทีม” ใช้เวลาในการค้นคว้าและเขียนแผนสำหรับการจัดการหมวดหมู่ของพวกเขาในช่วงวิกฤต
ระยะแรกของแผนเกี่ยวข้องกับภัยพิบัติฉุกเฉิน นี่คือคู่มือผู้ใช้สำหรับวิธีการรักษาองค์กรในช่วงที่เกิดภัยพิบัติในทันที เพื่อให้แผนมีประโยชน์ แผนจะต้องถูกสร้างขึ้นก่อนที่จะเกิดการหยุดชะงัก ขั้นต่อไปของแผน "การกู้คืน" ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้เงินทุนเข้ามา การบริการดำเนินต่อไป และลูกค้าที่ให้บริการเพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปหลังจากภัยพิบัติสิ้นสุดลง ระยะสุดท้ายของ “ความต่อเนื่องทางธุรกิจ” จะต้องถูกวางแผนให้กลับมาครบวงจรถึงจุดที่บริษัทดำเนินการก่อนเกิดภัยพิบัติ
แผนองค์กร
หลายด้านที่ต้องการการวางแผนเชิงลึกมากขึ้นรวมถึงการจัดเก็บข้อมูล เช่น พนักงาน การประกันภัย และบันทึกทางการเงิน ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และข้อมูล และแผนผังไซต์อาคารและข้อกำหนดด้านสาธารณูปโภค จัดระเบียบข้อมูลสำคัญนี้เพื่อให้มีสำเนาหลายชุด โดยมีชุดข้อมูลที่เก็บไว้ในตำแหน่งอื่นในกรณีที่สำนักงานใหญ่ถูกทำลาย
ระยะการวางแผนที่กว้างขึ้นรวมถึงการวิเคราะห์ความเสี่ยงและการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ แผนเหล่านี้มีความเชี่ยวชาญและสามารถเตรียมบริษัทของคุณให้พร้อมเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียทางการเงิน มีเว็บไซต์จำนวนมากที่มีเครื่องมือในการวางแผนที่ดีเพื่อช่วยในทุกขั้นตอนของกระบวนการวางแผนนี้ แต่ต่อไปนี้คือเว็บไซต์ที่ดีที่จะเริ่มต้น:
•สภากาชาดอเมริกันมีข้อมูลที่ดีสำหรับธุรกิจที่ www.redcross.org
• Institute for Business and Home Safety มีเครื่องมือในการวางแผนบนเว็บไซต์ที่ www.ibhs.org/business_protection
•ศูนย์ควบคุมและป้องกันโรคมีรายชื่อเว็บไซต์ที่สำคัญที่ www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/
• รัฐบาลกลางมีเว็บไซต์สำหรับเตรียมความพร้อมที่ www.ready.gov.
การแบ่งงานการวางแผนออกเป็นชิ้นเล็กๆ และการจัดทีมให้ทำงานตามแผนจะทำให้กระบวนการนี้สะดวกยิ่งขึ้น สภากาชาดอเมริกันรายงานว่าธุรกิจขนาดเล็กมากถึง 40 เปอร์เซ็นต์ไม่กลับมาเปิดทำการหลังจากเกิดภัยพิบัติ เช่น น้ำท่วม ทอร์นาโด หรือแผ่นดินไหว อย่าปล่อยให้ธุรกิจของคุณประสบปัญหาเพราะคุณไม่มีเวลาจัดทำแผน
EGA เป็นบริษัทที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญในการช่วยเหลืออุตสาหกรรมการผลิตด้วยการเตรียมการตรวจสอบความปลอดภัยด้านอาหารของบุคคลที่สาม การพัฒนาผลิตภัณฑ์สด การวิจัยตลาด กลยุทธ์ทางการตลาด และแผนโฆษณา สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม โทร (616) 784-2728 หรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ www.edithgarrett.com